Årsstämma

Nu är det årsstämmotider för många bostadsrättsföreningar, därför vill vi dela med oss av några tankar och förberedelser inför denna viktiga händelse. För styrelsen är det av högsta vikt att säkerställa att stämman genomförs på ett smidigt och inkluderande sätt, samt att man uppfyller stadgar och lagkrav. Här är ett antal punkter ni bör ha i åtanke.

INFÖR ÅRSSTÄMMAN

När hålls föreningsstämman i en bostadsrättsförening?
Föreningsstämman eller årsmötet, som det ofta kallas, ska hållas en gång per år.  Lagen säger att ska hållas senast sex månader från räkenskapsårets utgång, men kontrollera i stadgarna så det inte är ett tidigare datum angivet där. Då många föreningar har årsbokslut per den 31 december ska innebär det att stämman ska hållas senast den 30 juni.

Lämna in motioner till stämman
Inför stämman har föreningens medlemmar möjlighet att lämna in motioner, det vill säga förslag på beslut som det sedan röstas om på stämman. Motionen måste lämnas in innan för att tas upp på stämman, hur långt innan står i föreningens stadgar. Om det inte framgår av stadgarna när motioner senast ska lämnas in är det styrelsens uppgift att informera om detta. Det är bra om styrelsen också bifogar ett yttrande om hur styrelsen ser på motionen, om den bör bifallas eller avslås. Kontrollera i god tid om det krävs särskild röstmajoritet.

Lokal
Boka lokal i god tid så att ni har någonstans att vara. Behövs mikrofoner och högtalare? Skärm för att visa bilder eller annan information? Var där i god tid och kontrollera att allt fungerar.

Kallelse till föreningsstämma
Enligt lagen om ekonomiska föreningar ska kallelsen skickas ut tidigast sex veckor men inte senare än fyra veckor före stämman, om inte stadgarna säger något annat. Senaste tiden som får anges i stadgarna är två veckor före ordinarie stämma.

Kallelsen ska innehålla tid och plats för stämman, samt vilka ärende som ska behandlas. Stadgarna anger vad som ska tas upp på stämman. Om det finns några inkomna motioner att besluta om ska dessa också bifogas kallelsen.

Årsredovisningen bör skickas ut med kallelsen, men minimikravet är att den ska hållas tillgänglig senast två veckor före stämman.

Det är viktigt att tänka på att bara de frågor som funnits med på kallelsen kan det tas beslut om på stämman. Vissa beslut kan behöva fattas på två stäm­mor. I sådana fall måste det som beslutades på första förenings­stämman redogöras för i kallelsen till stämma nummer två.

Valberedning
Valberedningen arbetar på uppdrag av bostadsrättsföreningens stämma och har en viktig roll. Om valberedningen gör ett bra jobb, så blir det en bra styrelse. Prata med den nuvarande styrelsen. Vad fungerar bra och vad fungerar dåligt i nuläget? Vilka behov har föreningen? Vilken kompetens behövs? Valberedningens förslag på kandidater bör skickas ut i samband med kallelsen, så att medlemmarna får veta vilka som är nominerade till styrelsen.

Stämmoordföranden och styrelseledamöter bör förbereda sig inför stämman
Se till att stämmoordförande får grundlig information om alla ärenden i förväg, så att hen kan förbereda sig och leda stämman på ett bra sätt. Även styrelsen bör vara förberedd och bestämma vem som ska bemöta de olika frågor som kan komma.

Tips för att locka fler till stämman
För att locka fler till stämman och också öka engagemanget i föreningen kan det vara bra att bjuda på en bit mat eller fika. Om ni har något projekt på gång så som fönsterrenovering eller laddstolpar är det ofta uppskattat att bjuda in en representant från någon extern part som berätta mer om ämnet. Då blir deltagandet ofta högre och stämman en trevligare tilldragelse. Den är ju faktiskt ett utmärkt tillfälle att umgås och lära känna sina grannar.

Digital årsstämma i en bostadsrättsförening
Om din brf vill hålla föreningsstämman digitalt, kan ni genomföra en hybridstämma. Det innebär att stämman hålls digitalt, men leds i en fysisk lokal på föreningens ort så att de medlemmar som vill kan delta fysiskt. Ni kan också välja att hålla årsstämman helt digital, men då krävs stadgeändring.

UNDER STÄMMAN

Anteckna vilka som är närvarande
Hämta en aktuell medlemsförteckning dagarna innan från er ekonomiska förvaltare. Anteckna alla som kommer till stämman och vilken kategori de tillhör: medlem, biträde, ombud, utomstående osv. Alla medlemmar har rätt att vara med på föreningsstämman. De får också ha med sig ett biträde eller använda ombud om de inte kan närvara.

Vilka har rösträtt?
Det är viktigt att stämmoordförande är bra på att styra upp diskussioner och se till att alla kommer till tals. När det gäller röstning har varje medlem i bostadsrättsföreningen en röst. Om flera personer gemensamt innehar en bostadsrätt så har de endast en röst. För att ha rösträtt måste medlemmen  fullgjort sina förpliktelser mot föreningen enligt stadgar och lag (kontrollera vad som står i just era stadgar).

Vilka beslut tas på stämman i en bostadsrättsförening?
På årsstämman fattas beslut gällande bostadsrättsföreningen som styrelsen inte själva kan ta beslut om. Som till exempel stadgeändringar, val av styrelse och arvode. Det kan också vara beslut som innebär stora förändringar av föreningens mark, hus eller större investeringar. Viktigt att komma ihåg är att stämman bara kan fatta beslut om frågor som tagits upp i kallelsen.

Säkerställ vilken majoritet som krävs vid olika beslut
Huvudregeln vid röstning är enkel majoritet – det vill säga den åsikt som får mer än hälften av rösterna gäller. Men ibland kräver lag eller stadgar kvalificerad majoritet. Det innebär att beslut behöver till exempel två tredjedelar av rösterna för att vara gällande. Det här är viktigt för styrelsen att ha koll på.

Val av styrelse, revisorer och valberedning i en bostadsrättsförening
Bostadsrättsföreningens styrelse ska bestå av minst tre ledamöter. Exakt hur många ledamöter och suppleanter som ska ingå i styrelsen, framgår av föreningens stadgar.

På stämman presenterar valberedningen förslag på vilka ledamöter och suppleanter som styrelsen ska bestå av samt längden på mandatperiod. Stämman röstar sedan om vilka som blir invalda.

Revisor i bostadsrättsförening
Varje bostadsrättsförening måste ha minst en revisor, denne väljs av stämman om inte något annat framgår av stadgarna. I större brf:er krävs en auktoriserad revisor och valet ska då anmälas till Bolagsverket. En revisor får själv inte vara ledamot eller före detta ledamot i styrelsen.

EFTER ÅRSSTÄMMA

Protokollet
Protokollet ska ange de beslut som fattades på stämman, och om omröstning skedde ska resultatet anges. Om ett beslut varit enhälligt är det viktigt att ange det i protokollet. Färdigställ protokollet från stämman och låt justeringspersoner underteckna det. Inom tre veckor efter stämman måste protokollet vara tillgängligt för alla föreningens medlemmar för att hålla dem informerade om besluten som har fattats.

Genomför ett konstituerande styrelsemöte
På ett konstituerande styrelsemöte fördelar ni de olika rollerna, som ordförande, sekreterare och kassör. I vissa fall väljs rollerna redan på stämman, titta i stadgarna för att veta vad som gäller i din förening. På mötet ska ni också besluta om firmateckning och attesträtt. Skriv protokoll från styrelsemötet.

Anmäl ändringar av styrelse och stadgar till Bolagsverket
Glöm inte göra de registreringar till Bolagsverket som behöver göras efter stämman. Nya stadgar, nya styrelseledamöter och revisorer samt vem som är bostadsrättsföreningens ordförande är exempel på sådant som måste anmälas till Bolagsverket. Om ni är en samfällighetsförening ska ni anmäla ändringarna till Lantmäteriet.

Fullmakter
Tänk även på att ändra andra fullmakter till exempel på banken.

Dokument till ekonomisk förvaltaren
Er ekonomiska förvaltare behöver ha in undertecknad årsredovisning samt revisionsberättelse. Även stämmoprotokollet ska skickas till förvaltaren.

Årsstämman är mer än bara en formell sammankomst, det är en möjlighet att gemensamt forma och utveckla förening tillsammans.

Har ni frågor avseende årsstämman för ni gärna höra av er till oss på Norrskenet, vi kan även vara behjälpliga som stämmoordförande.